Software


Por dónde empezar...

   Si está considerando implementar alguna solución de software en su empresa, debe formalizar este cambio como un proyecto: debe definir cómo iniciará el proyecto, el presupuesto asignado, los pasos que seguirá y cuándo lo dará por terminado. Darle forma a este proyecto puede parecer una tarea difícil, así que le presento los siguientes puntos como una guía:
Los grandes pasos a seguir
   No importa de qué tamaño sea su empresa o el número de colaboradores que en ella laboran, si está implementando un software administrativo de control, debe pasar por las etapas:
  1. Definir el alcance. Comience por definir para qué quiere un sistema, qué es lo que espera de éste, y qué alcance tendrá el sistema en su empresa. Es importante conocer de antemano los resultados que se esperan para saber cuando ya se hayan logrado. Si la razón por la cual está implementando un sistema en su empresa es para "tener más control", debe definir qué desea controlar y cómo lo va a medir. En esta etapa defina los "números de hoy de su empresa" y establezca los "números meta".
  2. Busque asesoría. Es importante que se asesore con un experto en el área. Un buen asesor le ayudará a equilibrar entre los procesos de su negocio y la tecnología que existe, balanceando el costo-beneficio, además que le ayudará a aterrizar las ideas que tenga sobre cómo realizar el proyecto. No busque expertos exclusivamente del "área tecnológica" ya que podrían ofrecerle una solución tecnológica de punta, pero que no se ajuste a sus procesos.
  3. Prepare un presupuesto y un calendario de trabajo. Con la ayuda de su asesor, después de haber bosquejado las opciones generales de la solución, realice un presupuesto y un calendario de trabajo. Es el momento donde la solución que está pensando se tornará en un monto definido de inversión. Debe repartir su presupuesto en tres partes: hardware, software e implementación y capacitación. Planee la inversión dentro del calendario de trabajo, y de esa forma no se quedará a la mitad del camino en la implementación del sistema. Si la inversión es demasiado grande, puede replantear la implementación del sistema por partes, de tal forma que le permita comenzar el proyecto y en la marcha adquirir hardware adicional, software complementario o capacitación extra. Para armar lo más completo su calendario de trabajo, considere que tanto usted como sus colaboradores requerirán tiempo para alterar sus procesos y madurar el nuevo sistema, y eso requiere tiempo y capacitación.
  4. Inicie el proyecto. Prepare su empresa para un cambio que debe presentarse necesariamente, ya que de lo contrario, habrá gastado su dinero en una solución que no despegará nunca. En la empresa se debe dar un cambio operativo y administrativo, y si no se presenta, entonces nunca fue necesario implementar el sistema que ha pagado.
  5. Tenga paciencia y voluntad. Esta es una parte importante del proyecto. Tiempo después de haber iniciado el proyecto, usted esperará ver resultados tangibles, que pueden no presentarse de inmediato. No desespere. Si trazó un plan definido para implementar el sistema y va atrasado, corrija fechas y apriete el paso. Los retrasos introducidos por las personas que emplearán el sistema es un factor común de resistencia, así que no se decepcione. Recuerde que está haciendo un cambio fundamental de su empresa, y requiere tiempo y voluntad, comenzando por usted.
   Las anteriores son algunas etapas generales en las que se encontrará durante la implementación de su nuevo sistema. Ahora, en los siguientes puntos, veremos con más detalle los elementos principales que debe cuidar para que la implementación sea exitosa.

El equipo (hardware)
   No importa si en su empresa varios colaboradores usarán el sistema o sólo lo hará usted, va requerir de equipo de cómputo. Depende de la solución, pero es posible que por cada estación de trabajo requiera de al menos una computadora, una impresora y acceso a la red. Y cada uno de ellos tiene su costo y debe incluirlo en su presupuesto.    En cuanto al equipo, siempre he recomendado equipos de marca (en comparación con los equipos ensamblados). Esto se debe a que regularmente los ensambladores de equipos emplean refacciones de bajo costo y bajo desempeño. En cambio, los equipos de marca vienen preparados para trabajar largos períodos de tiempo y vienen con soporte por parte de la empresa fabricadora.

   La diferencia en costo entre un equipo de marca y un ensamblado puede ser de consideración. Si prefiere equipos ensamblados por el costo, exija que para el ensamblaje empleen refacciones de alta calidad, en un gabinete con varios ventiladores.

   Es sorprendente, pero en ocasiones, el equipo que requiere para implementar el sistema que necesita puede ser más caro que el mismo software, aunque depende mucho del alcance que tenga el sistema dentro de la empresa.

El sistema (software)
   La elección del software que empleará es muy importante. Existen tres tipos de software entre los cuales deberá elegir:
  1. Software comercial.
  2. Software Desarrollado a la Medida.
  3. Software comercial complementado con desarrollos.
El Software Comercial es el que encontrará con distribuidores, y lo ofrecen "en caja cerrada", es decir, el sistema viene como un producto terminado y listo para usarse, con características definidas; regularmente tiene un precio más bajo.

   Por otra parte, para el Software Desarrollado a la Medida, una empresa de desarrollo de software lo visita, conoce la forma en que realizan el trabajo en su empresa , realiza un análisis y comienza a desarrollar una solución específicamente para su empresa, considerando las fortalezas y debilidades de sus procesos. Por su naturaleza, esta solución hace que el proyecto requiera más tiempo en completarse. Finalmente, tenemos el Software Comercial complementados con desarrollos, que partiendo de un sistema comercial ya desarrollado, se complementan necesidades no atendidas mediante programas externos.

   Un factor de peso para elegir el software que más le conviene, es el soporte que puede recibir por parte de la empresa que ofrece el sistema. Existen soluciones de bajo costo, e incluso gratuitas, que pueden encontrarse en Internet, y eso no significa que sean la solución adecuada para su negocio. Un software que cuente con respaldo de soporte siempre es una buena elección. Considere que una solución basada con un software de bajo precio que carezca de soporte, puede resultar más cara que una solución respaldada.

   Si la empresa que ofrece el software también ofrece soporte, estará adquiriendo un producto con valor agregado: si cuenta con el apoyo de los expertos en el software, ellos podrán orientarle adecuadamente acerca de lo que puede hacer o no con el sistema.

La implementación (las personas)
   Ya que cuenta con el hardware y el software necesarios para implementar su nuevo sistema, viene la que quizá sea la parte más complicada: las personas.

   He visto sistemas de muy alto costo, que se instalan en redes de decenas de computadoras, pero al final, si los usuarios del sistema se resisten al uso, todo falla.

   Antes de iniciar esta etapa debe definir un responsable del sistema y un calendario de capacitación sobre el uso del sistema. El responsable del sistema, que preferentemente debe tener antiguedad trabajando en su empresa, será el punto de comunicación entre usted y los implementadores (los expertos en el software). En el calendario incluya las fechas de inicio de capacitación, la fecha de arranque del nuevo sistema y una fecha de revisión de resultados.

   Asegúrese que sus colaboradores (y usted mismo) están tomando en serio la implementación del nuevo sistema. Debe concientizar a todos de los beneficios del nuevo sistema, y que por tales beneficios, la empresa está dispuesta al cambio.

La mejora
   Cuando el sistema se encuentre implantado y funcionando, debe ir siempre en la búsqueda de una mejora. Recuerde que realizó una inversión en su empresa, y ahora lo que sigue es orientar los esfuerzos a mejorar los procesos, reducir tiempos, mejorar la atención, tratar y explotar la información, etc. Con su nuevo sistema implantado, puede considerar incluso, nuevos productos o nuevos mercados.

   Implementar un nuevo sistema en su empresa es como comprar un auto nuevo: ya que lo compró, idee nuevos destinos a los cuales lo puede llevar.

Erick Pinacho Rodríguez
Asesor General de Software


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